Leia os artigos anteriores:

Expectativa: o segredo do sucesso em projetos - parte 1
Expectativa: o segredo do sucesso em projetos - parte 2

Situação 3:
No dia 01/08, o gerente é comunicado que o recurso TA fez uma cirurgia no final de semana para se curar de uma doença grave e vai ficar de licença médica por 20 dias! Imediatamente o gerente de projetos apresenta o problema ao sponsor para a tomada de decisão: Estamos com um recurso importante, responsável pelas próximas 2 tarefas, que fez uma cirurgia urgente no final de semana e apresentou hoje a licença. Com isso, não poderemos contar com ele no projeto nos próximos 20 dias! Seguem alternativas: 1) Contratar o mais rápido possível mais um recurso, considerando que teremos um custo maior no tempo, pois temos que prever a curva de aprendizado dentro do projeto (mudança no CUSTO); 2) Adiarmos o projeto, considerando esse tempo de atraso, passando do dia 26/08/2008, para o dia 12/09/2008 (mudança no TEMPO). O sponsor faz uma avaliação e define: Não estou com flexibilidade no meu orçamento para aumentar os custos do projeto. Vamos seguir a 2ª. alternativa e infelizmente adiar o prazo final do projeto. Está autorizado!.

Após essa decisão, o recurso TA retornou aos trabalhos no dia 20/08, o gerente alinhou com ele que o foco nos prazos acordados nas próximas duas tarefas são determinantes para a expectativa do cliente e, após o tempo para execução desse trabalhos, as tarefas foram executadas dentro do tempo e custo previstos.

Assim que esse trabalho foi concluído, no dia 29/08, o cliente avaliou o produto e fez a seguinte notificação para o gerente de projetos: "observei os relatórios que foram criados e percebi que está faltando um outro relatório que seria muito importante, um que tenha o consolidado geral do portfólio de projetos.". O gerente de projetos conclui que o cliente está solicitando uma mudança no ESCOPO do projeto (uma das variáveis). Como o sponsor definiu que o escopo é inegociável (fixo, ou seja, não posso negociar qualquer alteração nele), preciso tomar alguma atitude, pois meu compromisso de tempo e custo atual não considera essa alteração e a equipe necessita atendê-la. Com isso, o gerente do projeto deve avaliar com a equipe e estimar o custo desse acréscimo no escopo.

Concluiu-se, após essa avaliação, que esse relatório irá custar mais dois dias de trabalho. De posse dessa informação, o gerente convoca o sponsor para mais uma decisão: "após sua solicitação da mudança no escopo (acréscimo de uma funcionalidade), estimamos que levará mais dois dias de trabalho dos recursos AB e TA, totalizando um acréscimo no custo do projeto de R$ 1.280,00. Para que possamos acrescentar isso temos que optar por três alternativas: 1) Acrescentar esse item no projeto e mudar o prazo final do dia 12/09/2008 para o dia 16/09/2008 (mudança no TEMPO); 2) Utilizar um sábado e domingo para manter o prazo conforme previsto para 12/09/2008 (mudança no CUSTO); 3) Vetar a inclusão desse item no escopo do projeto". Caso opte pela inclusão desse item no projeto, o gerente sugere seguir a primeira alternativa, visto que ele está notando uma perda de produtividade do recurso (após o problema de saúde) e isso poderá gerar um desgaste maior, impactando posteriormente em um novo aumento no prazo (custo com desgaste da equipe e também com tempo). O sponsor, levando em consideração a sugestão do gerente do projeto, informa: "essa funcionalidade é importante, vamos incluí-la no escopo do projeto (com o aumento do custo informado) e vamos optar pela primeira alternativa!". Está autorizada a mudança no prazo final do projeto para dia 16/09.

Com essa decisão, segue uma posição do projeto (atualizado em 01/09):

Cronograma do Projeto

 Alterações na data final do projeto e no custo, conforme aprovado pelo sponsor

EAP do Projeto

 
EVA do Projeto

Como você pode observar no cronograma, em função do atraso em tarefas anteriores e pela inclusão de uma nova, as 4 últimas tarefas não foram concluídas (gráfico mostra um total de 14 tarefas planejadas e 11 realizadas).


Situação 4:
As tarefas seguintes foram realizadas dentro do previsto e não houve nenhuma mudança em qualquer uma das variáveis.

Após essas 4 situações, estamos no dia 16/09/2008, entregando o produto ao cliente. Será que está satisfeito? Estamos encerrando um projeto de sucesso? Este, claramente demonstra sua satisfação em ter recebido um produto com as funcionalidades que ele solicitou (ESCOPO). Nesse momento, o sponsor elogia o gerente de projeto e toda a equipe por ter cumprido a meta de finalização no prazo, custo e escopo definido, após último acordo feito no dia 29/08. Complementa isso demonstrando sua satisfação em ter acompanhado um trabalho com profissionalismo que observou em todo o acompanhamento do projeto e empenho da equipe. Logo em seguida, assina o relatório de encerramento e considera o projeto como encerrado! SUCESSO.

Abaixo segue a situação final do projeto, avaliado pelo sponsor no relatório de encerramento:

Cronograma do Projeto

 
EAP do Projeto

EVA do Projeto

 

Você deve estar se perguntando: Calma lá! Está achando que vai me pegar? Como o projeto foi bem sucedido? Responda-me essas questões:

• No início do projeto, você havia definido que o prazo de entrega seria no dia 22/08/2008, mas ele foi entregue no dia 16/09/2008. Como isso é ser bem sucedido?
• O custo inicial do projeto foi de R$ 43.680,00 e no final do projeto foi de R$ 46.240,00. Isso é sucesso?
• Observe o seu gráfico de valor agregado: a quantidade de tarefas realizadas foi além do tempo previsto. Para mim isso é fracasso. Não acha?

Digamos que, por essa ótica, concordo com você, ilustríssimo leitor. Mas raciocine comigo: o sponsor acompanhou todo o decorrer do projeto, participou de todas as decisões, analisou os imprevistos e as mudanças ocorridas. Tivemos problema de atraso em tarefas (estimativas mal dimensionadas), problema de saúde em um recurso alocado ao projeto, inclusão de item de escopo (funcionalidade não prevista), enfim, situações mais do que normais em projetos, não acha? E essas situações impactam em mudanças. E essas mudanças precisam ser administradas, avaliadas e as expectativas realinhadas. Observe que o cliente ficou satisfeito porque recebeu um produto que havia solicitado e sponsor ficou satisfeito por termos atendido nosso último acordo! Isso mesmo! Último acordo! Com isso, as expectativas foram sempre redefinidas (pelas mudanças naturais ocorridas e consideradas normais pelo nível de incerteza em qualquer projeto) e o sponsor acompanhou todo o projeto, participando de todas as decisões. Então, não importa nesse momento o primeiro acordo feito no início do projeto! O cenário mudou, as variáveis tempo, custo e escopo foram alteradas! Com isso, os acordos também DEVEM ser alterados! Tendo essas alterações e o sponsor participando das decisões, as expectativas são sempre renegociadas e com a aceitação dele e o projeto vai ATENDER a essas EXPECTATIVAS.

Se as coisas não mudassem, não seria necessário gerenciar o projeto! Era só seguir a risca o que foi planejado e o prazo, custo e escopo seriam atendidos. Mas a mudança é inevitável, até mesmo por parte do contratante (você viu o exemplo do escopo)! E então: vai continuar vendo as coisas mudarem no projeto e não vai refazer os acordos? Vai continuar achando que Deus é brasileiro e tudo vai dar certo no final? Vai continuar vendo as coisas mudarem no projeto e se enganar que vai cumprir aquele prazo inicial, custo e escopo inicial definido?? Será?

Agora eu te pergunto: no seu projeto, é mais importante que você cumpra o prazo inicial, o custo inicial e o escopo inicial, ou que o CLIENTE, o SPONSOR e, consequentemente, a EQUIPE DO PROJETO estejam SATISFEITOS? Aposto que você quer que seus stakeholders (qualquer um deles) estejam satisfeitos, acertei?

Mas você pode pensar: Prazo para mim é fundamental! Tenho que atender tudo no prazo para ser feliz e deixar meus clientes felizes!. Você está certo e pode alcançar isso! Claro! Mas lembre-se: existe a tripla restrição e, se você quiser atender tudo no prazo, ou seja, no TEMPO combinado, com certeza terá que mexer em CUSTO ou ESCOPO, pois as coisas vão mudar! Não duvide disso!

Nunca é demais lembrar que todo o nosso cenário foi construído considerando a variável ESCOPO como inegociável. A depender do projeto, o sponsor pode definir como fixo o TEMPO ou o CUSTO. Com isso, todas as alternativas para tomada de decisões no projeto devem considerar essa restrição. Não esqueça disso.

Gostaria de concluir toda essa explanação com a seguinte reflexão: na minha pouca vivência prática e em longos estudos nessa área de gerenciamento de projetos, acredito que Gerenciar Expectativas é a chave do sucesso em projetos! Tudo que estudamos em gestão (controle de cronograma, relatórios de status, comunicações com stakeholders, qualidade, liderança de equipe, etc.), tem o único objetivo de proporcionar a visibilidade necessária para gerenciarmos as expectativas dos interessados nos nossos projetos. Portanto, independente se você leu todos os guias e livros referências na área de gestão de projetos, ou se você é um mero iniciante e interessado por essa área, saiba que a postura em visualizar o projeto, o plano, as mudanças, e ter a atitude em analisar o impacto e promover as decisões sobre os rumos do projeto no seu decorrer, é fundamental para que você consiga SUCESSO! E lembre-se: defina primeiro o que é sucesso para você e alinhe isso com os interessados. E lembre-se que os interessados são os clientes e também a equipe do seu projeto. Cuide dela para que possam surgir novas oportunidades de parceria. Para mim, SUCESSO é fazer os interessados no projetos satisfeitos e com EXPECTATIVAS ATENDIDAS OU SUPERADAS! Independente de tempo, custo ou escopo, visualize essas expectativas, o que os interessados esperam, e busque isso com todo suor!

Agradeço a você, leitor, por ter me acompanhado nessa viagem! Espero ter demonstrado um pouco da importância da gestão de projetos e o motivo de ter me encontrado nessa área. Desejo sucesso em seus projetos, e stakeholders satisfeitos, acima de tudo!

Para finalizar: nunca desista dos seus objetivos e, se está buscando algo com determinação e ainda não deu certo, persista! Um dia você irá conseguir e será no momento certo! Eu continuo buscando...

Espero que tenham gostado e aproveitado a nossa aventura! Até a próxima...

p.s.: Se você ficou interessado nesse assunto, ministro um curso intitulado Vivência Prática em Projetos de TI, onde simulamos a vivência dessas e outras situações em projetos de TI, sejam projetos de desenvolvimento de software ou infra-estrutura.
Para mais informações, acesse meu blog: http://alercio.spaces.live.com ou deixe seu comentário.